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萩市住民票の写し・戸籍謄本等の第三者交付に係る本人通知制度について

印刷用ページを表示する 掲載日:2017年12月1日更新

 萩市では、平成24年4月1日から、住民票の写しや戸籍謄本等を本人の代理人または第三者に交付したとき、事前に登録されている本人へ、その事実をお知らせする「本人通知制度」を実施しています。
 また平成29年12月1日よりさらに利用しやすい制度とするため、これまで登録有効期間を「5年」としていたものを廃止しました。

本人通知制度とは

 本制度は、住民票・戸籍等の不正請求の抑止や不正取得による個人の権利の侵害の防止を図ることを目的としています。
登録者の氏名が記載された「住民票の写し等※」を「本人等※」以外の「第三者※」に交付した場合に、後日その事実を通知するものです。証明書の交付ができないようにする制度ではありません。

この制度で言う用語
※ 住民票の写し等

・住民票の写し
・住民票の除票の写し
・住民票記載事項証明書
・戸籍の附票謄抄本
・戸籍謄抄本
・除籍(改製原)謄抄本
・戸籍記載事項証明

※ 本人等【住民票関係】
 ・本人
 ・本人と同一の世帯に属する者
【戸籍関係】
 ・本人
 ・本人の配偶者
 ・本人と同一戸籍にある者
 ・本人の直系卑属(子・孫等)
 ・本人の直系尊属(父母・祖父母等)
※ 第三者

・「本人等」以外の者
・「本人等」から委任された者
・法人
・弁護士
・司法書士
・土地家屋調査士
・税理士
・社会保険労務士
・弁理士
・行政書士
・海事代理士

 (国または地方公共団体の機関は除く) 

通知の対象とならない請求

(1)本人・同一世帯員からの住民票の写しの請求

(2)本人・本人の配偶者・同じ戸籍に記載されている人・本人の直系尊属または直系卑属からの戸籍請求

(3)国や地方公共団体からの請求

(4)証明書自動交付機での請求

(5)裁判・訴訟・紛争処理手続きなど密行性のある業務を理由とした請求

 

住民票の写し等交付通知書

「住民票の写し等交付通知書」では、次の事項を通知します。

 ・住民票の写し等の交付年月日
 ・交付した住民票の写し等の種別及び通数
 ・交付請求者の種別
        本人の代理人
        本人の代理人以外の者(個人・法人・弁護士・司法書士・土地家屋調査士・税理士
                           ・社会保険労務士・弁理士・行政書士・海事代理士)

※具体的な請求理由を知りたい場合は、萩市個人情報保護条例第13条の規定に基づき、開示請求をすることができますが、誰が交付請求をしたかなどの個人を特定する住所・氏名は開示できません。

 

事前登録の方法

登録できる人

・萩市の住民基本台帳に記載されている人、または記載されていた人
・萩市の戸籍に記載されている人、または記載されていた人

申請方法

窓口で本人が申請する際に必要なもの

萩市本人通知登録申請書
・本人確認書類
・印鑑

窓口で代理人が申請する際に必要なもの

萩市本人通知登録申請書 (要押印のこと)
・登録者本人の本人確認書類の写し及び代理人の本人確認書類
・法定代理人であるときは、その資格を証明する書類(戸籍謄本※・登記事項証明等) 
    ※本籍が萩に有り、親子関係等が確認できる場合、戸籍謄本は不要
・任意代理人であるときは、登録者本人の自署による委任状

 郵送による申請

郵便または信書便による登録の申請は、次のいずれかに該当する場合にすることができます。
 1疾病等により直接申請をすることができない場合
 2遠隔地等の理由により直接窓口申請をすることができない場合

萩市本人通知登録申請書
・本人確認書類の写し
 

登録の変更・廃止

 転居等の住所異動や・婚姻等の戸籍の届出により、住所・氏名・本籍等に変更が生じたとき、または登録を廃止したい時は、「萩市本人通知登録(変更・廃止)届出書 」の提出が必要となります。届出書の提出がない場合は、変更後の住民票や戸籍は通知の対象にはなりませんので、ご注意ください。

登録の変更・廃止の届出方法

窓口で本人が変更・廃止する際に必要なもの

萩市本人通知登録(変更・廃止)届出書
・本人確認書類
・印鑑

窓口で代理人が変更・廃止する際に必要なもの

萩市本人通知登録(変更・廃止)届出書(要押印のこと)
・登録者本人の本人確認書類の写し及び代理人の本人確認書類
・法定代理人であるときは、その資格を証明する書類(戸籍謄本※・登記事項証明等) 
    ※本籍が萩に有り、親子関係等が確認できる場合、戸籍謄本は不要
・任意代理人であるときは、登録者本人の自署による委任状

 郵送による変更・廃止届出

郵便または信書便による登録の申請は、次のいずれかに該当する場合にすることができます。
 1疾病等により直接申請をすることができない場合
 2遠隔地等の理由により直接窓口申請をすることができない場合

萩市本人通知登録変更・廃止届出書
・本人確認書類の写し
 

登録の抹消

下記の事項に該当する場合は登録を廃止・抹消します。

・登録を廃止する旨の届出があったとき
・登録者が死亡、または失踪宣告を受けたとき
・登録者居所不明等により住民票が消除されたとき
・国外へ転出したとき
・登録された住所に送付した通知が返戻されたとき

本人確認書類

有効期限内のものに限ります。
氏名や住所変更された方は、変更後の書類をお持ちください。
確認書類は複写させていただきますので、ご協力お願いします。

【1点の提示で済むもの】 

  • 運転免許証
  • 個人番号(マイナンバー)カード
  • 運転経歴証明書(平成24年4月1日以降に交付されたもの)
  • 国際運転免許証(日本公安発行)1年以内のもの
  • パスポート(郵送申請は除く)
  • 在留カード
  • 特別永住者証明書
  • 写真付き住民基本台帳カード
  • 身体障害者手帳
  • 療育手帳
  • 船員手帳
  • 海技免許
  • 小型船舶操縦免許証
  • 猟銃・空気銃所持許可証
  • 戦傷病者手帳
  • 宅地建物取引主任者証
  • 電気工事士免状
  • 無線従事者免許証
  • 認定電気工事従事者認定証
  • 特種電気工事資格者認定証
  • 耐空検査員の証
  • 航空従事者技能証明書
  • 教習資格認定証
  • 警備業法(昭和47年法律第117号)第23条第4項に規定する合格証明書
【2点の提示が必要なもの】    イ+イ または  イ+ロ
  • 国民健康保険証
  • 船員保険証
  • 介護保険の被保険者証
  • 後期高齢者医療被保険者証
  • 共済組合員証
  • 国民年金手帳
  • 国民年金、厚生年金保険、船員保険に係る年金証書
  • 共済年金または、恩給の証書
  • 写真つきでない住民基本台帳カード
  • 申請書に押印した印鑑登録証明書
  • 写真つきの学生証
  • 法人が発行した写真つきの身分証明書(国または地方公共団体の機関が発行したものを除く)
  • 国または地方公共団体の機関が発行した写真つきの資格証明書
 

  

様式ダウンロード

萩市本人通知登録申請書 [PDFファイル/117KB]
萩市本人通知登録申請書 [Wordファイル/27KB]

萩市本人通知登録(変更・廃止)届出書(様式2) [PDF]
萩市本人通知登録(変更・廃止)届出書 [Wordファイル/47KB]

委任状 [Wordファイル/17KB]