2　文書は、市の保有する情報の公開に資するように適切に管理しておかなければならない。

3　文書は、個人情報の保護に留意して適切に管理しておかなければならない。

2　総務課長は、各課(萩市組織規則(平成17年萩市規則第8号)第2条に規定する課及び会計課をいう。以下同じ。)の文書の取扱いの状況について随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。

2　文書取扱責任者は、当該課の庶務を担当する係長の職にある者をもって充てる。ただし、これにより難い場合は、課長が指定する職員をもって充てる。

3　文書取扱責任者の職務は、次の各号に定めるとおりとする。

4　文書取扱責任者を補佐するため、係に文書取扱担当者を置く。

5　文書取扱担当者は、当該係の係長の職にある者をもって充てる。ただし、これにより難い場合は、課長が指定する職員をもって充てる。

2　前項に定めるもののほか、各課に必要な帳票を置くことができる。

2　総務課長は、郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、公務に必要があると認めた場合に限り、その料金を納付して収受することができる。

3　2以上の課に関係のある文書は、総務課長が最も関係が深いと認める課に配布する。

2　文書取扱責任者は、前項の規定により収受した文書のうち、必要があると認めるものは課長の閲覧に供し、その他のものについては主務係の文書取扱担当者に交付しなければならない。

3　課長は、前項の規定により閲覧した文書のうち、自ら処理する必要があるものを除くほか、処理に必要な指示を付して、主務係の文書取扱担当者に交付しなければならない。

2　会議その他により課で直接受領した文書で他課に配布すべき文書は、直ちに総務課長に回付しなければならない。

2　市の事務及び事業の実績並びに会議等の結果については、文書を作成することを原則とする。

3　職員が出張した場合における旅行命令権者への復命は、萩市職員服務規程(平成17年萩市訓令第16号)第9条第2項に定めるところにより行うものとする。

4　起案を必要とせず回覧によって完結する文書は、関係者に回覧するものとする。

5　次に掲げる文書は、起案に着手する前に、「一応供覧」の表示を当該文書の余白に朱記し、必要な意見等を付して速やかに上司に供覧し、その指示を受けなければならない。

2　文書取扱責任者は、その属する課において起案された文書が前項に定めるところにより作成されているかを審査し、起案者に対し必要な指示を与えなければならない。ただし、定例又は軽易な文書は、この限りでない。

2　回議書の内容に重大な修正をしたときは、当該修正を行った者は、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

2　前項の規定による合議を受けた関係部課長は、必要があると認めるときは、関係課長又は関係係長を経由させることができる。

3　合議は、関係の深い部課長から順次行わなければならない。

4　合議を受けた回議書は、直ちに処理しなければならない。ただし、処理に日時を要するときは、その旨を主務課長に通知しなければならない。

5　合議を受けた部課長に異議があるときは、協議をし、なお、意見が一致しないときは、上司の裁断を求めなければならない。

2　公印の押印は、萩市公印取扱規程(平成17年萩市告示第1号)に定めるところにより行わなければならない。

2　前項の記号は、原則として「萩」の字の次に課名の首字を付したものとする。

3　第1項の番号は、同一記号ごとに毎年度更新する一連番号とする。

4　文書取扱責任者は、文書発送簿を第1項の記号の種別ごとに毎年度作成し、発送文書を整理しなければならない。

5　事務処理上の連絡事項等を記載した軽易な文書については、記号及び番号の表示に代えて「事務連絡」と表示することができる。この場合において、文書取扱責任者は、文書発送簿への記載を省略することができる。

2　前項に定めるもののほか、文書の発送について必要な事項は、総務課長が定める。

2　前項の規定により整理された処理済文書で、次に掲げるものは、主務課において保管するものとする。

3　文書取扱責任者は、前項の規定により主務課において保管する処理済文書(以下「保管文書」という。)を、次に掲げる方法により、必要なときに直ちに取り出せる状態にしておかなければならない。

4　保管文書の他課への貸出しは、文書取扱責任者の了解を得て、これを行う。

2　処理済文書の総務課長への引継ぎは、保存文書目録を作成し、文書保存箱を用いてこれを行う。ただし、文書保存箱により難いものについては、他の長期の保存に耐え得る整理用具を用いることができる。

2　前項の保存期間は、処理済文書となった日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、暦年ごとに区分して整理する文書に係る保存期間は、処理済文書となった日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

2　書庫内においては、常に清潔整理を維持し、一切の火気を使用してはならない。

2　前項の規定による借覧の期間は、原則として20日以内とする。

3　閲覧又は借覧をする者は、保存文書の内容を抜き取り、取り替え、訂正し、又は記入してはならない。

2　前項の規定により廃棄する文書のうち、秘密保持を必要とするものについては、焼却し、溶解し、又は裁断してこれを廃棄しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成17年3月6日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日前に、合併前の萩市文書取扱規程(昭和60年萩市訓令第2号)、川上村役場処務規程(昭和44年川上村訓令第1号)、田万川町文書の編てつ保存規程(昭和37年田万川町訓令第2号)、須佐町役場処務規程(昭和41年須佐町訓令第2号)又は福栄村文書取扱規程(昭和39年福栄村訓令第3号)(次項においてこれらを「合併前の訓令」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によってなされたものとみなす。

3　当分の間、第6章に規定する文書の管理については、合併前の訓令の例による。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年7月2日から施行し、平成19年4月1日から適用する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。(後略)

この訓令は、令和3年7月1日から施行する。