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戸籍に関する証明書の郵送による請求

印刷用ページを表示する 掲載日:2017年7月24日更新

▼戸籍謄抄本等交付請求書の記入方法

  市役所、各総合事務所、支所・出張所まで出向くことのできない方は、戸籍謄本(全部事項証明)・戸籍抄本(個人事項証明)、除籍謄本(全部事項証明)・除籍抄本(個人事項証明)、身分証明書等を郵送で請求できます。

 次の事項を記入のうえ、請求してください。請求書は下記から、ダウンロードも出来ますが、普通の用紙に以下の内容を記入されてもかまいません。

1 請求者の住所・氏名・連絡先・続柄

 住民登録されている住所へ送付することになります。
 書類に不明な点があった場合、送付することが出来ませんので、平日8時30分から17時15分の間に、確実に連絡のとれる電話番号を、ご記入ください。
 萩市の戸籍で、必要戸籍と請求者との続柄の確認が出来ない場合は、続柄のわかる戸籍のコピーを同封していただくようになります。

戸籍・除籍謄抄本を請求できる方は次のとおりです。
  ・戸籍に記載されている方・配偶者・直系尊属直系卑属の方
  ・国または地方公共団体の機関に提出する必要がある方(使用目的・戸籍利用方法・提出先等理由を詳しく請求書に書いていただきます。)
  ・使用目的・戸籍利用方法・提出先等を明らかにして正当な理由がある場合

上記以外の方が請求される場合は、委任状が必要となります。

身分証明書の発行について、本人(未成年者の場合は親権者)以外からの請求については、必ず委任状が必要です。
独身証明書は本人のみが、請求可能です。(委任状不可)

2 本籍と番地
 必要な戸籍の本籍は、番地まで正確にご記入ください。ご自身の本籍がわからない場合、住民登録地の自治体にて、本籍地入りの住民票を取得し、確認することができます。
 
3 筆頭者氏名
 筆頭者は戸籍の最初に書かれている方です。死亡されても、筆頭者は変わりません。既婚の方は夫か妻。未婚の方は、過去に、婚姻・子の出生・分籍などの届出等をされたことががなければ、一般的には父か母が筆頭者となります。

4 必要な書類

■誰の何が必要かをご記入ください。

■提出先から指示された内容があればお書きください。

 戸籍の構成員が婚姻や死亡で消除された場合、除籍謄本となります。また平成の戸籍改製日以前に消除された方の氏名は、現在のコンピュータ化の戸籍には記載されませんので、改製原戸籍(750円)も追加で申請していただいた方が、良い場合があります。戸籍のコンピュータ化(改製)の時期は、地域によって異なります。


例) ・○○の死亡の記載があるもの
   ・○○の出生から死亡までの一連の戸籍がセット必要

平成17年3月6日
     市町村合併

  戸 籍 改 製 日
旧萩市・旧田万川町・旧須佐町・旧福栄村

平成17年3月 6日改製

旧旭村平成12年8月26日改製
旧川上村平成14年9月28日改製
旧むつみ村平成15年5月17日改製

      連続した戸籍が必要な場合、何通にわたるかは、発行するまでわかりませんので、
     1セット(4通分仮定)で3千円の手数料を送付して下さい。
     余れば小為替にておつりをお返しいたします。
     (お問い合わせいただいても、事前にお調べすることは出来ません。)
 
   ・○○○○の名の記載された戸籍

■附票が必要な場合

住所の指定を必ずお書き下さい。
また、住所の履歴によっては、複数通の戸籍の附票が必要になる場合があります。指定がある場合は2通分400円の小為替を送付して下さい。

例)山口県萩市江向番地から、東京都新宿区へ転居し、萩市江向△番地へ引っ越したことが載っているもの

5 請求理由及びその提出先

何のために、どこに提出かご記入ください。

例 パスポート申請のため、○○市役所へ提出
例 父死亡の土地の相続のため△△法務局の○○支局へ提出

▼申請手数料等

項目手数料備考
戸籍謄本(全部事項証明)・抄本(個人事項証明)

1通450円

除籍謄本(全部事項証明)・抄本(個人事項証明)
改製原戸籍謄本

1通750円

出生~死亡まで必要な場合は、戸籍が複数にまたがるため3~4通分を同封してください。
身分証明書

1通200円

本人以外の方が請求される場合、委任状が必要になります。
独身証明書1通200円本人のみが請求することが出来ます。委任状不可。
戸籍の附票

1通200円

必要な住所によっては、附票が複数にまたがる場合があるため2~3通分を同封してください。

  ※必要以上の手数料が同封された場合は、基本的に定額小為替にて返金いたします。ただし、小額の場合は、切手でお返しすることがあります。

▼請求方法

以下の物を送付して下さい。

  
1 戸籍謄抄本等交付請求書

  記入事項に漏れがないか、今一度確認して同封してください。
 日中の連絡先を必ずご確認ください。 

2 定額小為替

  手数料分の郵便局の定額小為替。郵便局で購入し、何も記入しないで下さい。

3 本人確認書類の写しを1点
  • 運転免許証
  • 健康保険証
  • 在留カード
  • 住基カード
  • 個人番号カード
  • 後期高齢者医療証

 パスポートは住所の記載が無いので、郵送申請の本人確認書類にはなりません。
 転居直後で、確認書類に記載されている住所の表示が違っている場合は、住民票の写し等を同封していただくようになります。コピーの際に判別出来ない部分や、見切れがある場合、再度送付していただく必要がありますので、ご注意ください。

4 返信用封筒
 送付先は、必ず、請求者の住民登録されている住所・請求者本人の氏名を記入してください。
開封の際に裁断されないように、封筒は、小さく折りたたんで入れて下さい。
切手を必ず貼付してください。お急ぎの場合、速達料金を追加して貼付し、赤色で -速達- と記入してください。

5 その他

 必要戸籍と請求者との関係(続柄)が萩市の戸籍で確認できない場合は、関係のわかる戸籍のコピーが必要です。
 不備が無ければ、通常は請求書が到着して、2~3日で発送処理をいたします。往復の日数を含めると、10日間から2週間かかります。
 また、戸籍の届出を最近された方は、記載処理に数日間かかりますので、合わせて3週間以上かかる場合がありますので、ご了承ください。
 提出期日に間に合うように、余裕を持って、早めに請求の手続きを、お願いいたします。
請求方法

▼送り先

〒758-8555 山口県萩市大字江向510番地 萩市役所 市民課戸籍・登録係

▼申請用紙・委任状

戸籍謄抄本等交付請求書 [PDFファイル/2.36MB]
戸籍謄抄本等交付請求書 [Excelファイル/63KB]
委任状 [PDFファイル/62KB]
独身証明書申請書 [PDFファイル/38KB]
戸籍謄抄本等交付請求書(記入例) [PDFファイル/150KB]

▼法人の方へ

債権回収業者の方へ

申請書(様式無)のほか以下の物を同封お願いします。
   1.契約書の写し
  2.債権者死亡の事実がわかる住民票の除票または、戸籍の写し
   3.相続関係(上位順位者の死亡・相続放棄の書類)
  4.請求担当者の本人確認書類
  5.請求担当者の代理権限書類 
    代表者の場合 ・代表者事項証明書原本または登記事項証明書原本(3カ月以内のもの)
    従業員の場合 ・代表者事項証明書原本または登記事項証明書原本(3カ月以内のもの)
              ・代表者が作成した委任状または、社員証の写しまたは在籍証明
    注意 原本還付を求める場合は、その謄本(原本と相違ない証明+記名+印)も併せて必要です。
  6.返信封筒(切手貼付) 送付先所在地の確認書類として、登記事項証明等(私書箱宛は不可)
  7.手数料 各定額小為替

弁護士・司法書士・行政書士等士業の方へ
 相続手続きの場合、被相続人の氏名を明らかにし、必要とする戸籍が相続人に当たることがわかるように
請求書に記入をお願いします。また提出先の法務局の支局名も明記をお願いします。
不在証明が必要な場合、その旨も記入ください。
職務上申請用紙・手数料・返信用封筒(切手貼付)のほか以下の物の同封をお願いする場合があります。
   ・請求担当者の代理権限書類 
          従業員の場合 代表者事項証明書原本または登記事項証明書原本(3カ月以内のもの)
   ・社員証の写し 
   ・成年後見人(被後見人生存の場合)
          後見登記事項証明書原本(3ヶ月以内のもの)

      注意 原本還付を求める場合は、その謄本(原本と相違ない証明+記名+印)も併せて必要です。


 
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