戸籍に関する証明書の郵送による請求

印刷用ページを表示する　掲載日：2022年2月8日更新

▼戸籍謄抄本等交付請求書の記入方法

1　請求者の住所・氏名・連絡先・続柄

　住民登録されている住所へ送付することになります。
　書類に不明な点があった場合、送付することが出来ませんので、平日8時30分から17時15分の間に、確実に連絡のとれる電話番号を、ご記入ください。
　萩市の戸籍で、必要戸籍と請求者との続柄の確認が出来ない場合は、続柄のわかる戸籍のコピーを同封していただくようになります。
　戸籍・除籍謄抄本を請求できる方は次のとおりです。
　　・戸籍に記載されている方・配偶者・直系尊属直系卑属の方
　　・国または地方公共団体の機関に提出する必要がある方（使用目的・戸籍利用方法・提出先等理由を詳しく請求書に書いていただきます。）
　　・使用目的・戸籍利用方法・提出先等を明らかにして正当な理由がある場合

　上記以外の方が請求される場合は、委任状が必要となります。
　身分証明書の発行について、本人（未成年者の場合は親権者）以外からの請求については、必ず委任状が必要です。
　独身証明書は本人のみが、請求可能です。(委任状不可)

2　本籍と番地

　必要な戸籍の本籍は、番地まで正確にご記入ください。ご自身の本籍がわからない場合、住民登録地の自治体にて、本籍地入りの住民票を取得し、確認することができます。

3　筆頭者氏名

　筆頭者は戸籍の最初に書かれている方です。死亡されても、筆頭者は変わりません。既婚の方は夫か妻。未婚の方は、過去に、婚姻・子の出生・分籍などの届出等をされたことががなければ、一般的には父か母が筆頭者となります。

4　必要な書類

■誰の何が必要かをご記入ください。
■提出先から指示された内容があればお書きください。
　戸籍の構成員が婚姻や死亡で消除された場合、除籍謄本となります。また平成の戸籍改製日以前に消除された方の氏名は、現在のコンピュータ化の戸籍には記載されませんので、改製原戸籍(750円)も追加で申請していただいた方が、良い場合があります。戸籍のコンピュータ化(改製)の時期は、地域によって異なります。
例)・○○の死亡の記載があるもの
　・○○の出生から死亡までの一連の戸籍が○セット必要

連続した戸籍が必要な場合、何通にわたるかは、発行するまでわかりませんので、1セット(4通分仮定)で3千円の手数料を送付して下さい。余れば小為替にておつりをお返しいたします。(お問い合わせいただいても、事前にお調べすることは出来ません。)　・○○と○○の名の記載された戸籍	戸　籍　改　製　日
旧萩市・旧田万川町・旧須佐町・旧福栄村	平成17年3月 6日改製
旧旭村	平成12年8月26日改製
旧川上村	平成14年9月28日改製
旧むつみ村	平成15年5月17日改製

■附票が必要な場合

　住所の指定を必ずお書き下さい。
　また、住所の履歴によっては、複数通の戸籍の附票が必要になる場合があります。指定がある場合は2通分400円の小為替を送付して下さい。
　附票は既に保存年限の５年を経過して、廃棄されている場合があります。廃棄証明が必要な場合は、「無い場合、廃棄証明が必要」と記入して下さい。
例）山口県萩市江向○番地から、東京都新宿区へ転居し、萩市江向△番地へ引っ越したことが載っているもの。無い場合、廃棄証明が必要。

5　請求理由及びその提出先

　何のために、どこに提出かご記入ください。
例）パスポート申請のため、○○市役所へ提出
例）父死亡の土地の相続のため△△法務局の○○支局へ提出

▼申請手数料等

項目	手数料	備考
戸籍謄本（全部事項証明）・抄本（個人事項証明）	1通450円
除籍謄本（全部事項証明）・抄本（個人事項証明）改製原戸籍謄本	1通750円	出生～死亡まで必要な場合は、戸籍が複数にまたがるため3～4通分を同封してください。
身分証明書	1通200円	本人以外の方が請求される場合、委任状が必要になります。
独身証明書	1通200円	本人のみが請求することが出来ます。委任状不可。
戸籍の附票	1通200円	必要な住所によっては、附票が複数にまたがる場合があるため2～3通分を同封してください。

　※必要以上の手数料が同封された場合は、基本的に定額小為替にて返金いたします。ただし、小額の場合は、切手でお返しすることがあります。

▼請求方法

　以下の物を送付して下さい。

1　戸籍謄抄本等交付請求書

　記入事項に漏れがないか、今一度確認して同封してください。
　日中の連絡先を必ずご確認ください。　

2　定額小為替

　手数料分の郵便局の定額小為替。郵便局で購入し、何も記入しないで下さい。

3　本人確認書類の写しを１点

運転免許証
健康保険証(現住所が印字されているもの)
在留カード
住基カード
マイナンバーカード
後期高齢者医療証

　※マイナンバーカードのコピーについては、表面のみ（マイナンバーが写っていないもの）をお願いします。

　※健康保険証のコピーについては、「保険者番号及び披保険者記号・番号」を黒いマジックなどで塗りつぶし、読み取れないようにしていただくようお願いします。

　パスポートは住所の記載が無いので、郵送申請の本人確認書類にはなりません。
　住所変更直後で、本人確認書類に住民登録されている住所が記載されていない場合は、住民票の写し等を同封していただくようになります。コピーの際に判別出来ない部分や、見切れがある場合、再度送付していただく必要がありますので、ご注意ください。

4　返信用封筒

　送付先は、必ず、請求者の住民登録されている住所・請求者本人の氏名を記入してください。
　開封の際に裁断されないように、封筒は、小さく折りたたんで入れて下さい。
　切手を必ず貼付してください。お急ぎの場合、速達料金を追加して貼付し、赤色で　-速達-　と記入してください。

5　その他

　必要戸籍と請求者との関係（続柄）が萩市の戸籍で確認できない場合は、関係のわかる戸籍のコピーが必要です。
　不備が無ければ、通常は請求書が到着して、２～３日で発送処理をいたします。往復の日数を含めると、１０日間から２週間かかります。
　また、戸籍の届出を最近された方は、記載処理に数日間かかりますので、合わせて３週間以上かかる場合がありますので、ご了承ください。
　提出期日に間に合うように、余裕を持って、早めに請求の手続きを、お願いいたします。

▼送り先

〒758-8555　山口県萩市大字江向510番地　萩市役所　市民課　戸籍登録係

▼申請用紙・委任状

戸籍謄抄本等郵送申請書 [PDFファイル／215KB]
戸籍謄抄本等郵送申請書 [Excelファイル／65KB]
独身証明書申請書 [PDFファイル／41KB]

委任状 [Wordファイル／28KB]

▼法人の方へ

債権回収業者の方へ

申請書(様式無)のほか以下の物を同封お願いします。
　1.契約書の写し
　2.債権者死亡の事実がわかる住民票の除票または、戸籍の写し
　3.相続関係図(上位順位者の死亡・相続放棄の書類)
　4.請求担当者の本人確認書類
　5.請求担当者の代理権限書類　
　　代表者の場合　・代表者事項証明書原本または登記事項証明書原本（３カ月以内のもの）
　　従業員の場合　・代表者事項証明書原本または登記事項証明書原本（３カ月以内のもの）
　　　　　　　　　・代表者が作成した委任状または、社員証の写しまたは在籍証明
　　（注）原本還付を求める場合は、その謄本(原本と相違ない証明+記名+印)も併せて必要です。
　6.返信封筒（切手貼付）　送付先所在地の確認書類として、登記事項証明等(私書箱宛は不可)
　7.手数料　各定額小為替

弁護士・司法書士・行政書士等士業の方へ

不在証明が必要な場合、その旨も記入ください。
職務上請求書・手数料・返信用封筒（切手貼付）のほか以下の物の同封をお願いする場合があります。
　・法人請求の場合の代理権限書類　
　　代表者事項証明書原本または登記事項証明書原本（３カ月以内のもの）
　・成年後見人の代理権限書類(被後見人生存の場合)
　　後見登記事項証明書原本(3ヶ月以内のもの)

（注）原本還付を求める場合は、その謄本(原本と相違ない証明+記名+印)も併せて必要です。