○萩市個人情報の保護に関する法律等の施行に関する規則
令和5年3月31日
規則第12号
(趣旨)
第1条 この規則は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「政令」という。)及び萩市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年萩市条例第18号。以下「条例」という。)の施行に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規則において使用する用語の意義は、法、政令及び条例の例による。
(委託契約書等の記載事項)
第3条 実施機関は、法第66条に規定する必要かつ適切な措置として、個人情報の取扱いを伴う業務の全部又は一部を実施機関以外の者に委託するときは、次に掲げる事項を委託に関する契約書等に明記させるものとする。ただし、実施機関が必要でないと認める事項については、この限りでない。
(1) 個人情報の秘密の保持並びに個人情報の漏えい、改ざん、滅失、毀損、紛失その他の事故及び不当な目的への利用の防止に関する事項
(2) 委託した業務の範囲を超える個人情報の利用の禁止に関する事項
(3) 第三者への個人情報の提供の禁止に関する事項
(4) 個人情報の複写及び複製の禁止に関する事項
(5) 委託した期間の終了後又は委託した業務の終了後の個人情報の取扱いに関する事項
(6) 事故が発生したときの報告の義務に関する事項
(7) 立入調査に応ずる義務に関する事項
(8) その他実施機関が個人情報の保護に関し必要と認める事項
(9) 前各号に掲げる事項に違反した場合における契約の解除の措置及び損害賠償に関する事項
(保有個人情報の提供を受ける者に対する措置要求)
第4条 法第70条の規定による制限は、次に掲げる事項のうち保有個人情報を実施機関以外の者へ提供(以下「外部提供」という。)することに関し実施機関が必要と認めるものとする。ただし、法令等の定めるところにより外部提供する場合は、この限りでない。
(1) 個人情報の秘密の保持並びに個人情報の漏えい、改ざん、滅失、毀損、紛失その他の事故及び不当な目的への利用の防止に関する事項
(2) 利用目的の範囲を超える個人情報の利用の禁止に関する事項
(3) 外部提供を受けた者以外の者への個人情報の提供の禁止に関する事項
(4) 外部提供に係る個人情報の利用を認める期間に関する事項
(5) 前号に規定する期間の終了後又は利用目的の達成後の個人情報の取扱いに関する事項
(6) 事故が発生したときの報告の義務に関する事項
(7) 立入調査に応ずる義務に関する事項
(8) 損害賠償に関する事項
(9) この項の規定により付した制限に違反した場合の実施機関の命令に従う義務に関する事項
(10) その他実施機関が個人情報の保護に関し必要と認める事項
3 法第70条に規定する必要な措置は、個人情報の利用の中止、返還、廃棄その他実施機関が必要と認める措置とする。
(個人関連情報の提供を受ける者に対する措置要求)
第5条 前条の規定は、法第72条の規定により個人関連情報の提供を受ける者について準用する。
2 実施機関が個人情報ファイルを廃止するときは、届出書を提出するものとする。
3 市長は、第1項の規定により提出された個票に基づき帳簿を作成し、公表するものとする。
(開示請求の手続)
第7条 法第77条に規定する開示請求は、保有個人情報開示請求書(別記第3号様式。以下「請求書」という。)により行うものとする。
2 法第82条第2項に規定する書面は、保有個人情報不開示決定通知書(別記第6号様式)とする。
(期間延長通知書等)
第9条 法第83条第2項後段、法第94条第2項後段及び法第102条第2項後段に規定する書面は、保有個人情報(開示・訂正・利用停止)決定等の期間延長通知書(別記第7号様式)とする。
2 法第84条後段、法第95条後段及び法第103条後段に規定する書面は、保有個人情報(開示・訂正・利用停止)決定等の期限特例通知書(別記第8号様式)とする。
(事案移送通知書)
第10条 法第85条第1項前段の規定により事案を移送した場合は、開示請求事案移送通知書(他の行政機関の長等)(別記第9号様式)により他の行政機関の長等に対し通知するものとする。
2 法第85条第1項後段に規定する書面は、開示請求事案移送通知書(別記第10号様式)とする。
3 法第96条第1項前段の規定により事案を移送した場合は、訂正請求事案移送通知書(他の行政機関の長等)(別記第11号様式)により他の行政機関の長等に対し通知するものとする。
4 法第96条第1項後段に規定する書面は、訂正請求事案移送通知書(別記第12号様式)とする。
(第三者に対する意見書提出の機会の付与等の手続)
第11条 法第86条第1項又は同条第2項の規定による通知は、意見照会書(別記第13号様式)により行うものとする。
2 法第86条第1項又は同条第2項の規定による意見書を提出する機会を与えられた第三者が当該意見書を提出するときは、保有個人情報の開示決定等に対する意見書(別記第14号様式)により行うものとする。
3 法第86条第3項後段に規定する書面は、反対意見書に係る保有個人情報の開示決定に係る通知書(別記第15号様式)とする。
(保有個人情報の開示の方法等)
第12条 法第87条第1項の行政機関等が定める方法は、次に掲げる方法とする。
(1) 映像又は音声を記録した電磁的記録の場合は、視聴、聴取又は複写したものの交付
(2) 前号に掲げる電磁的記録以外のものの場合は、用紙に出力したものの閲覧又は交付
3 保有個人情報の開示に当たっては、次に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 保有個人情報の開示は、実施機関が指定する日時及び場所において行うこと。
(2) 保有個人情報を閲覧し、又は視聴する者は、当該保有個人情報が記録されている公文書を丁重に取り扱い、汚損、破損、加筆等の行為をしないこと。
(3) 保有個人情報の写しの交付の部数は、当該交付の請求に係る保有個人情報1件につき1部とすること。
5 法第87条第3項の申出は、開示の実施方法等申出書(別記第16号様式)により行うものとする。
(情報の閲覧等)
第13条 閲覧の方法による情報の開示は、市長が指定する職員の立会いのもとに行うものとする。
2 法第87条第1項ただし書の正当な理由は、次に掲げるものとする。
(1) 情報の原本を事務事業に使用する必要があり、閲覧に供すると事務事業の遂行に支障がある場合
(2) 歴史的文化的価値のある公文書で慎重な取扱いを要する場合
(訂正請求書の提出)
第14条 法第91条第1項に規定する訂正請求は、保有個人情報訂正請求書(別記第17号様式)により行うものとする。
(1) 保有個人情報の訂正をする旨の決定をした場合 保有個人情報訂正決定通知書(別記第18号様式)
(2) 保有個人情報の訂正をしない旨の決定をした場合 保有個人情報不訂正決定通知書(別記第19号様式)
(提供先等への通知)
第16条 法第97条に規定する書面は、保有個人情報の訂正に係る通知書(別記第20号様式)とする。
(利用停止請求書の提出)
第17条 法第99条第1項に規定する利用停止請求は、保有個人情報利用停止請求書(別記第21号様式)により行うものとする。
(1) 保有個人情報の利用停止をする旨の決定をした場合 保有個人情報利用停止決定通知書(別記第22号様式)
(2) 保有個人情報の利用停止をしない旨の決定をした場合 保有個人情報利用不停止決定通知書(別記第23号様式)
2 法第105条第2項の規定による通知は、審査会諮問通知書(別記第26号様式)により行うものとする。
3 法第105条第3項において準用する同条第1項の規定により諮問をした実施機関は、萩市個人情報保護審査会条例(以下「審査会条例」という。)第2条に規定する萩市個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)から当該諮問に対する答申を受けたときは、これを尊重して、当該答申があった日の翌日から起算して14日以内に、当該審査請求に対する裁決をするものとする。
(第三者からの審査請求を棄却する場合等の通知の方法)
第20条 法第107条において準用する法第86条第3項後段に規定する書面は、保有個人情報の開示の実施に係る通知書(別記第27号様式)とする。
(写しの交付に要する費用の納付方法等)
第21条 条例第3条第2項の写しの交付に係る写しの作成の費用として徴収する額は、白黒複写機による写し1枚につき実費相当の10円(ただし、紙の両面に複写する場合は、片面につき10円)とする。ただし、これにより難い場合は、市長が定める額とする。
2 政令第28条第4項の規則で定める方法は、市が送付する納付書による納付その他の方法による。
(審査会委員の報酬及び費用弁償)
第22条 審査会の委員には、萩市報酬及び費用弁償条例施行規則(令和2年萩市規則第18号)で定めるところにより報酬及び費用弁償を支給する。
(運用状況の公表)
第23条 市長は、毎年1回、法の運用状況について、萩市報への登載その他の方法により公表するものとする。
(その他)
第24条 この規則に定めるもののほか、この規則の施行について必要な事項は、市長が定める。
附則
(施行期日)
1 この規則は、令和5年4月1日から施行する。
(市長が取り扱う個人情報の保護に関する規則の廃止)
2 市長が取り扱う個人情報の保護に関する規則(平成17年萩市規則第22号)は、廃止する。
附則(令和6年12月2日規則第35号)
(施行日)
1 この規則は、令和6年12月2日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の際現に改正前の萩市個人情報の保護に関する法律等の施行に関する規則の様式により提出されている請求書は、当分の間、所要の調整をした上、改正後の萩市個人情報の保護に関する法律等の施行に関する規則の様式により提出されたものとみなす。
